O drama da confirmação de presença

Confirmar a presença dos convidados muitas vezes pode ser um problemão para muitas pessoas, até porque a maioria não tem ideia da importância que esse simples ato pode ter na vida dos anfitriões.

R.S.V.P. - “Répondez S’il Vous Plait” - é uma expressão francesa abreviada que significa “responda, por favor”. Essa sigla é utilizada para informar aos convidados que a sua presença deverá ser confirmada no evento até um dia pré-determinado.

Embora muitas pessoas ainda não conheçam a utilidade desse serviço saiba que ele é essencial para ter um evento planejado nos seus mínimos detalhes. Muitos casais, por exemplo, utilizam-se desse serviço para conseguirem convidar outras pessoas que gostariam e que antes, não tinha espaço na lista.

Dentre as consequências que a falta de confirmação pode gerar é o pagamento sem necessidade por pessoas que não comparecerão ou até que falte alguma coisa. São situações constrangedoras que não precisam acontecer se todos entenderem como é importante responder à solicitação.

A realidade é que, pela falta de conhecimento, muito convidados acabam não confirmando a presença. Imagine que você tem uma lista de 200 pessoas e apenas 100 confirmam, mas na hora aparecem 150? Simplesmente haverá um excedente de convidados não esperados o que gera desconforto para noivos, para os fornecedores e todos os demais presentes no evento, inclusive aqueles que confirmaram direitinho. Então, é necessário que os convidados saibam a importância de responderem o RSPV.

Mas você sabe, na prática, como funciona a confirmação de presença?

O RSVP pode ser realizado de duas formas: ativo e passivo.

No ativo, a equipe de assessoria entra em contato com os convidados confirmando suas presenças. Já a passiva, é quando os anfitriões disponibilizam ao convidado um canal (site, link, e-mail, telefone,...) para que estes entrem em contato confirmando ou cancelando as suas presenças.

Se você está organizando um evento e está na duvida sobre a confirmação de presença, separamos algumas dicas para você:

• Não é bom que os anfitriões façam a confirmação de presença, pois às vezes o convidado fica sem jeito de falar para eles que não vai conseguir comparecer e acaba confirmando, mesmo sabendo que não poderá estar presente.

• Estipule o prazo de 30 dias para a confirmação de presença passiva e 25 dias para a confirmação ativa. Assim, você terá um tempo ideal para receber todas as confirmações e tomar todas as providências adequando-as ao número de convidados confirmados.

• Quem ficar responsável pelas confirmações via telefone deve estar preparado para tirar eventuais dúvidas e responder da melhor forma, e com toda a educação e elegância. O ideal é que seja uma pessoa treinada para esse fim, de preferência um profissional.

• Lembre-se: convites dirigidos a Sr. e Sra. excluem os filhos do casal. Eles só estão incluídos quando o convite é direcionado a “Sr., Sra. e Família” ou à “Família Tal”.

Agora, se você for convidado para um evento, tenha em mente que a confirmação ou cancelamento da sua presença, irá ajudar os anfitriões no cálculo com o buffet, decoração, doces, bolo e até mesmo com as lembranças que serão oferecidas. Então, fique atento e não perca o prazo de fazer o seu RSVP!

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